Artikel

Att leda i orostider – Coronautbrottet ur församlingsperspektiv

För några år sedan sitter Jaan Grünberg och jag i bilen mellan två kyrkor i Tyresö församling. Jaan är universitetslektor vid Företagsvetenskapliga institutionen vid Uppsala universitet. Han ska börja utbilda blivande kyrkoherdar inom ramarna för behörighetsgivande kyrkoherdeutbildning. Han följer några kyrkoherdar en vecka i taget för att få inblick i deras arbetet. Nu är han i Tyresö där jag var kyrkoherde och vi åker som sagt bil mellan två kyrkor. Dagarna är fyllda av samtal och möten, några gudstjänster och så förflyttningar mellan församlingens tre kyrkor. Då ringer mobilen. En av församlingens två heltidsförskolor har blivit bombhotad på telefon. Jag gör en snabb u-sväng med bilen. Men jag ska inte till den aktuella förskolan. Jag ska tillbaka till mitt arbetsrum som ligger i en annan av våra kyrkor. Med den där u-svängen med bilen gör jag också en u-sväng i mitt fokus. En kyrkoherde arbetar oftast med strategiska frågor. Nu blir det i stället minutoperativt ledningsarbete.

Minutoperativt ledningsarbete

Coronautbrottet som kom att påverkar Sverige från början av mars 2020 kom smygande. Omställningen skedde inte så snabbt som den blev när en av församlingens förskolor plötsligt bombhotades. Men likafullt krävdes en övergång från strategiskt arbete till minutoperativt ledningsarbete. Som kyrkoherde och chef i församlingen gäller det att ställa om och göra sådant man i vanliga fall inte gör. Vi är vana vid långs planeringsperioder i församlingen. Vi planerar gudstjänster, konserter och grupper av olika slag med mycket lång framförhållning. Nu gäller det i stället att agera snabbt och utan att veta alla förutsättningar. Det är vi ovana vid i Sverige.

Några dagar in i coronautbrottet när alla inser allvaret träffar jag kommunledningen i Täby kommun. Det är kommunstyrelsens presidium och kommundirektören. Vi pratar om hur vana vi är i Sverige att fatta beslut med ordentliga underlag. Vi grundar beslutsfattandet på statistik,sammanställningar och rapporter. I minutoperativt arbete gäller inte det och vi är ganska ovana. Nu måste vi fatta beslut utan att veta hur det går, vilka alla konsekvenserna blir och framför allt vet vi inte hur lång tid coronautbrottet kommer att vara.

Men andra organisationer än församlingar och kommuner har större vana. Försvarsmakten har två organisationer; en för fredstid och en helt annan om riket befinner sig i krig. Räddningstjänst och polis arbetar operativt med strategier och taktik. Planeringunder ingripandeverksamhet eller räddningsinsatser i skarpt läge låter sig inte göras.Därför måste också en församling ledas och fungera annorlunda under en krissituation än i vanliga fall. Samtidigt som en mängd olika regler, rutiner och riktlinjer ska följas.

Egen och andras säkerhet

När jag gjorde den där u-svängen med bilen åkte jag inte till den bombhotade förskolan. Jag åkte till min arbetsplats. Det är viktigt att den som leder arbetet under en kris sätter sig i säkerhet och skaffar sig en överblick över sina resurser. Det där lärde jag mig vid terrorattentatet på Drottninggatan. Jag var då inte på plats i Täby utan kontaktade mina medarbetar på telefon. Jag tog inte reda på om de själva eller någon i deras närhet var drabbade. Den informationen ska man skaffa först. Nu gick det bra ändå, ingen hade familj och vänner som var drabbade. Men kolla alltid hur det står till. Information och instruktioner.

Det är viktigt att informera alla medarbetare så snabbt som möjligt att chefen är på plats och kan börja leda arbetet. Numera görs det förstås enkelt med e-post och mobiltelefoner. Klargör också hur instruktioner kommer att skickas ut. Under coronautbrottets relativt långsamma förloppförsöker jag skicka ut samlad information. Inte maila hela tiden. Då blir medarbetare bara förvirrade.

Täby församling är en stort och resursstark församling med chefer för de olika verksamheterna, en HR-specialist i ledningsgruppen och två kommunikatörer.

Så långt det är möjligt ska man försöka använda sig av gällande regler, rutiner och riktlinjer. Är sådant klart i församlingen blir det mycket enklare att leda i kris.

Långsiktig personalplanering

Coronautbrottet kommer att påverka oss under lång tid framöver. Då gäller det att ha en långsiktig personalplanering. Alla kan inte vara i farten samtidigt och exponera sig för risken att bli smittade. Vi har mycket resolut bestämt vilka medarbetare som ska hålla sig hemma och vilka som kan vara i gång med arbetsuppgifter i våra kyrkor. Den här åtgärden är mycket ovanlig. Men det är en smitta vi ska hantera och under lång tid. Vanliga arbetsrättsliga regler gäller. Är man sjuk så sjukskriver man sig. Är man hemma utför man de arbetsuppgifter man kan och man deltar vid digitala möten när sådana hålls.

Begravningsverksamheten

Coronautbrottet kan leda till fler dödsfall än normalt. Därför har vi säkerställt begravningsverksamheten för att kunna förvara ett ökat antal avlidna. Vi har också säkerställt att vi kan genomföra gravgrävningar, så att inte alla som kan den konsten exponeras för smittan samtidigt. Vi har gjort upp olika möjliga scenarier för hur många döda det kan komma att handla om. Vi kommer att kunna genomföra begravningsgudstjänster utomhus. Vi har informerat alla medarbetare som har första kontakten med begravningsbyråer och familjer att enträget uppmana människor att inte skjuta på begravningarna.

Dokumentera och ha en bakjour

I alla typer av ovanliga händelser är det bra att föra en loggbok över vad som händer. Det kan handla om en kritikstorm i massmedia, ett knepigt personalärende eller som nu en händelse som troligen kommer att pågå under lång tid. Alla beslut ska förstås dokumenteras, men också information som gått ut, instruktioner som givits och möten man haft. Täby församling använder ett digitalt webbaserat system för vår möteshantering; agendor, dokument och protokoll. Det innebär att alla har tillgång till mötesmaterialet även när vi har digitala möten, oavsett var de befinner sig. En av församlingens förvaltningsassistenter sköter loggboken som dokumenterar det vi gör.

Det är bra att ha en bakjour. Alltså någon som man kan kolla med innan beslut fattas eller man ger instruktioner. Jag har ett förtroendefullt samarbete med kyrkorådet ordförande. Det innebär att ordföranden har del i det operativa arbetet i församlingen på ett sätt som inte vanligtvis är fallet. Men i ett ansträngt läge och om förtroende finns kan det vara en utmärkt lösning för att inte bara rusa åstad som kyrkoherde.

Församlingens kommunikatörer ser till att det som skrivs på hemsidan (ofta i stor hast och med snabba uppdateringar) håller samma texttonalitet som vi har i vanliga fall. Bildvalet måste man också tänka igenom noga. Kyrkoherden är inte Shakespeare utan underkastar förstås sina texter sådana genomarbetningar. Texterna ska vara effektiva.

Medarbetare kan tänka själva

En chef kan aldrig ge instruktioner till alla om allt. Även här gäller det att följa vanliga rutiner. Jag brukar inte ge medarbetare arbetsledning på instruktionsnivå. Alltså försöker jag undvika det även i en krissituation. Medarbetare kan tänka själva. Just nu finns rekommendationer att vi inte ska sitta för tätt ihop. Våra kyrkvaktmästare har därför ordnat så att blott varannan bänk i Täby kyrka används vid gudstjänster och kyrkliga handlingar. Det är den av våra fem kyrkor som är mest igång för begravningar. Likadant görs i våra andra kyrkor. De har skött det där oerhört snyggt och ingen besökare blir upprörd när de blir anvisade var de kan sitta.

När förskolan i Tyresö bombhotades fördes barnen snabbt i säkerhet bort från förskolan till en annan av våra kyrkor. Kyrkokamreren var snart iväg och köpte blöjor till de minsta. Hon ställde snabbt om sitt arbete, prioriterade och handlade (bokstavligt talat). Massor med saker som jag inte hade tänkt på ordnades snabbt och effektivt.

Hur gick det sen?

Polisen utredde bombhotet mot förskolan i Tyresö församling. Det var några ungdomar i en helt annan del av landet som hade ringt. Ett dumt pojkstreck helt enkelt. Gården och lokalerna undersöktes noggrant. Någon bom fanns inte. Snart var barnen tillbaka och föräldrarna trygga med säkerheten.

Vi medarbetare satte oss med loggboken och gick igenom händelsen. Vi drog lärdomar och det påverkade förstås den uppdaterade krisplanen. Jaan Grünberg och jag satte oss ner och hade ett långt samtal om hur en organisation ställer om och vad som krävs av en chef i en sådan situation.

Den helige Benedikt skriver i sin regel att han med klostret vill inrätta en skola i Herrens tjänst. Vi kan alla leva i hans efterföljd och då är varje dag ett lärande, inte minst dagar och tider som är ovanliga.

MICHAEL ÖJERMO
Kyrkoherde, Täby församling, Stockholms stift